Whistleblowing

V souladu s požadavky zákona č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů (dále jen zákon), zavádí společnost vnitřní oznamovací systém pro umožnění učinění podání ze strany oznamovatelů. Společnost tímto vylučuje přijímání oznámení od osoby, která pro společnost nevykonává práci nebo jinou obdobnou činnost podle § 2 odst. 3 písm. a), b), h) nebo i) zákona.

Oznámení dle § 2 odst. 1 zákona obsahuje informace o možném protiprávním jednání, k němuž došlo nebo má dojít u osoby, pro niž oznamovatel, byť zprostředkovaně, vykonával nebo vykonává práci nebo jinou obdobnou činnost, nebo u osoby, se kterou oznamovatel byl nebo je v kontaktu v souvislosti s výkonem práce nebo jiné obdobné činnosti, a které

a) má znaky trestného činu,

b) má znaky přestupku, za který zákon stanoví sazbu pokuty, jejíž horní hranice je alespoň 100000 Kč,

c) porušuje tento zákon, nebo

d) porušuje jiný právní předpis nebo předpis Evropské unie v oblasti

1. finančních služeb, povinného auditu a jiných ověřovacích služeb, finančních produktů a finančních trhů,

2. daně z příjmů právnických osob,

3. předcházení legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu,

4. ochrany spotřebitele,

5. souladu s požadavky na výrobky včetně jejich bezpečnosti,

6. bezpečnosti dopravy, přepravy a provozu na pozemních komunikacích,

7. ochrany životního prostředí,

8. bezpečnosti potravin a krmiv a ochrany zvířat a jejich zdraví,

9. radiační ochrany a jaderné bezpečnosti,

10. hospodářské soutěže, veřejných dražeb a zadávání veřejných zakázek,

11. ochrany vnitřního pořádku a bezpečnosti, života a zdraví,

12. ochrany osobních údajů, soukromí a bezpečnosti sítí elektronických komunikací a informačních systémů,

13. ochrany finančních zájmů Evropské unie, nebo

14. fungování vnitřního trhu včetně ochrany hospodářské soutěže a státní podpory podle práva Evropské unie.

Oznámení rovněž obsahuje informace k totožnosti osoby oznamovatele. Pro účely možnosti zaslání vyrozumění o výsledcích posouzení oznámení je nutné předat kontaktní údaje.

Oznámení může dle zákonných požadavků oznamovatel učinit písemně, ústně a na žádost i osobně. Pro splnění tohoto požadavku společnost zavádí následující kanály vnitřního oznamovacího systému:

Písemné oznámení:
- Zasláním doporučeného psaní na adresu společnosti: INGTOP s.r.o., Nádražní 166, 517 21 Týniště nad Orlicí. Oznámení musí být podáno v řádně zalepené obálce opatřené nápisem „K RUKÁM PŘÍSLUŠNÉ OSOBY – NEOTVÍRAT“
- Zasláním e-mailové zprávy na adresu: whistleblowing@ingtop.cz
Ústní oznámení:
- Sdělením oznámení do hlasové schránky na telefonním čísle 468 005 239 – využitím tohoto způsobu oznámení dává oznamovatel souhlas s pořízením zvukové nahrávky ve smyslu § 19 zákona
Osobní oznámení:
- Sjednáním schůzky s příslušnou osobou (schůzka do 14 dnů od vznesení požadavku na projednání oznámení na kontaktních telefonech či e-mailech příslušných osob) – ze schůzky bude se souhlasem oznamovatele pořízen zvukový záznam, pokud souhlas nebude udělen, bude pořízen písemný záznam schůzky věrně zachycující podstatu ústního oznámení. K přepisu nahrávky či písemnému záznamu má oznamovatel možnost se vyjádřit a toto vyjádření bude k přepisu nebo záznamu přiloženo.

Pro učinění oznámení může oznamovatel rovněž využít jiné externí oznamovací kanály ve smyslu § 7 zákona.

Příslušné osoby:

Mgr. Tereza Hoffmanová, e-mail: th@ingtop.cz, tel.: 495 406 802
Petra Syrová, e-mail:syrova@ingtop.cz, tel.: 495 406 802

Jmenované příslušné osoby řeší veškerá učiněná podání. Nikdo jiný nemá k oznámením přístup. Uvedené kontaktní údaje příslušných osob neslouží pro účely podání oznámení, pouze pro možnost sjednání schůzky za účelem podání osobního oznámení.

Příslušná osoba písemně informuje oznamovatele o přijetí oznámení do 7dnů od jeho obdržení.

Zákon stanovuje 30denní lhůtu pro posouzení důvodnosti oznámení a písemné vyrozumění o výsledcích tohoto posouzení. V případech skutkově nebo právně složitých lze tuto lhůtu prodloužit až o 30 dnů, nejvýše však dvakrát.

Příslušná osoba vyhodnotí, zda se jedná o oznámení dle zákona, pokud ne, informuje o tomto oznamovatele, pokud ano, vyhodnocuje dále důvodnost oznámení.

V případě důvodného oznámení navrhuje příslušná osoba povinnému subjektu, tedy společnosti, opatření k předejití nebo nápravě protiprávního stavu. Společnost může přijmout navrhované opatření, případně vytvořit vlastní adekvátní opatření – o přijatém opatření informuje příslušnou osobu a ta následně vyrozumí oznamovatele.

Není-li oznámení vyhodnoceno jako důvodné, příslušná osoba o tomto závěru bez zbytečného odkladu písemně vyrozumí oznamovatele a poučí jej o právu podat oznámení u orgánu veřejné moci.

Příslušná osoba je povinna vést evidenci údajů o přijatých oznámeních v tomto zákonném rozsahu:

a) datum přijetí oznámení,

b) jméno, příjmení, datum narození a kontaktní adresa oznamovatele, nebo jiné údaje, z nichž je možné dovodit totožnost oznamovatele, jsou-li tyto údaje známy,

c) shrnutí obsahu oznámení a identifikace osoby, proti které oznámení směřovalo, je-li její totožnost známa,

d) datum ukončení posouzení důvodnosti oznámení příslušnou osobou nebo pověřeným zaměstnancem a jejich výsledek

Oznámení učiněná prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému a veškeré související dokumenty uchovává příslušná osoba po dobu 5 let od přijetí oznámení.

Informace o zpracování osobních údajů v souvislosti s podáním oznámení

V souvislosti s podáním oznámení dle zákona prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému společnosti sděluje oznamovatel dobrovolně osobní údaje, které společnost, resp. příslušné osoby dále zpracovávají za účelem šetření, resp. vyřízení podaných oznámení a dále pro statistické účely v anonymizované podobě nebo k ochraně práv společnosti a třetích osob jako jsou externí spolupracovníci, obchodní partneři apod.

Kategorie zpracovávaných údajů

Ze strany příslušné osoby (osob) dochází ke zpracování následujících údajů:

· datum přijetí oznámení,

· jméno, příjmení, datum narození a kontaktní adresa oznamovatele, nebo jiné údaje, z nichž je možné dovodit totožnost oznamovatele, jsou-li tyto údaje známy,

· shrnutí obsahu oznámení a identifikace osoby, proti které oznámení směřovalo, je-li jim její totožnost známa,

· datum ukončení posouzení důvodnosti oznámení příslušnou osobou a jejich výsledek,

· případné související skutečnosti.

Příjemci osobních údajů

Příjemcem osobních údajů oznamovatele je určená příslušná osoba, která přijímá a vyřizuje jednotlivá oznámení. Některé údaje (s výjimkou identifikace oznamovatele) mohou být zpřístupněny také oprávněným zaměstnancům společnosti či spolupracujícím smluvním partnerům, a to v rozsahu nezbytném pro naplnění účelu zpracování oznámení – vždy však na základě smluvního zajištění ochrany osobních údajů oznamovatele.

Do evidence a k dokumentům souvisejícím s oznámením a k uchovávaným oznámením mají však přístup pouze příslušné osoby.

Osobní údaje mohou být dále zpřístupněny státním orgánům (např. soud, orgány činné v trestním řízení) na základě zákonné povinnosti.

Doba zpracování osobních údajů

Osobní údaje jsou uchovávány pouze po dobu nezbytně nutnou, kterou ukládají právní předpisy.

Příslušné osoby jsou povinny uchovávat oznámení podané prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému a vést evidenci údajů o přijatých oznámeních po dobu 5 let ode dne jeho přijetí.

Práva subjektu údajů

Oznamovatel má následující práva:

Právo přístupu k osobním údajům
Právo na opravu či výmaz
Právo na omezení zpracování
Právo na přenositelnost údajů
Právo vznést námitku
Právo nebýt předmětem automatizovaného individuálního rozhodování s právními či obdobnými účinky, zahrnujíce i profilování
Právo odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů (pokud byl udělen)

(1) Tato směrnice nabývá účinnosti dnem 1. prosince 2023.

V Týništi nad Orlicí dne 1.12. 2023

Michal Guldán

Jednatel společnosti